ESPECIALISTES EN L’ÈXIT

GESTIÓ ECONÒMICA I ADMINISTRATIVA

  • Assessorament i consultoria.
  • Estudi de viabilitat (despeses vs. ingressos).
  • Actualització i control constant del pressupost.
  • Facturació, pagaments i cobraments.
  • Gestió fiscal del congrés.
  • Informe i tancament econòmic (llistes, informes i estadístiques).

GESTIÓ TÈCNICA

  • Elaboració del cronograma (timing d’activitats).
  • Imatge i comunicació.
  • Difusió.
  • Gestió d’inscrits.
  • Establir relacions i acords amb les institucions oficials de la ciutat seu.
  • Informació de ponents i convidats.
  • Coordinació de les necessitats de les empreses expositores.

COBERTURA A LA SEU

  • Secretaria permanent.
  • Atenció personal i especialitzada a ponents, convidats i personalitats, congressistes, empreses, expositors, mitjans de comunicació, institucions, etc.
  • Coordinació de serveis i proveïdors.
  • Lliurament de documentació i acreditació.
  • Atenció i gestió de nous inscrits.
  • Coordinació permanent de les sessions.
  • Organització d’actes socials.
  • Servei d’agència de viatges.
  • Cronograma i creació del programa científic.
  • Assignació i adequació d’espais i de sales.
  • Invitació i confirmació de ponents.
  • Gestió d’abstracts: normes, obertura i recepció, valoració, comunicació d’acceptaciói rebuig, etc.
  • Gestió de sessions científiques (tallers, simposis, sessions pro-amb, etc.).
  • Edició del programa i publicacions científiques.
  • Tramitació d’interès científic.
  • Sol·licitud de crèdits per a la formació continuada.
  • Control d’assistència per a l’acreditació i estadístiques de sessions.
  • Certificats (contribucions científiques i crèdits).
  • Elaboració d’informes al comitè científic.
  • Selecció, negociació i contractació de les millors condicions a la seu, hostesses, mossos, intèrprets, tecnologia, audiovisuals i informàtica, servei d’àpats, disseny i impremta, senyalització i retolació, trasllats, hotels, etc.
  • Negociació amb les companyies aèries i de ferrocarril per aconseguir condicions especials per als assistents.
  • Elecció dels serveis, negociació amb els proveïdors, contractació ajustant-nos a cada detall i coordinació de l’esdeveniment: els nostres punts forts.
  • Definició d’estratègies per la captació de recursos.
  • Analitzem i generem noves formes de participació (espais científics o físics).
  • Creació i/o actualització d’una base de dades de potencials patrocinadors expositors.
  • Presentació del Congrés a la indústria.
  • Manual d’expositor / dossier comercial.
  • Comercialització i gestió de cobrament
  • Coordinació de les necessitats de les empreses expositores
  • Col·laboració i execució dels plans estratègics de la Societat / Associació.
  • Personal especialitzat.
  • Estudi de viabilitat de cada projecte, activitat formativa, etc.
  • Optimització dels recursos econòmics.
  • Informes de situació econòmica.
  • Plans de comunicació en línia i fora de línia.
  • Servei d’atenció al soci.
  • Gestió d’altes/baixes de la societat. Base de dades. Cobrament de quotes.
  • Coordinació i supervisió dels assessors/proveïdors externs en cas de ser necessaris (assessoria fiscal, comptable i jurídica).
  • Comunicació amb els socis i amb les empreses col·laboradores de l’associació.
  • Convocatòries a Assemblees i Juntes directives, enviament ordre del dia, enviament d’actes, etc.
  • Facturació i pagaments.
  • Mailing / E-Mailing massiu i personalitzat.
  • Activitats i viatges.
  • El servei de la primera agència de viatges.
  • Atenció personalitzada abans i durant el congrés.
  • Millor preu garantit de l’oferta hotelera per a l’esdeveniment.
  • Acords exclusius amb les companyies aèries i de transport terrestre.
  • Tramitació de reserves per al congressista en els seus transports i allotjament.